Werfverslagen efficiënt opmaken
Hoe architectenbureau Francisca Hautekeete elk werfbezoek, vergadering en oplevering structureert in één centraal platform en met één klik een PDF-versie aflevert bij iedere betrokkene
Een architectenbureau dat tot in het detail rapporteert
Voor een architectenbureau is een werfverslag geen administratieve formaliteit. Het is het officiële geheugen van een bouwproject.
Elke beslissing, elke afwijking en elke afspraak met aannemer of opdrachtgever moet zwart op wit staan, met datum, foto en context.
Tot voor kort gebeurde dat in losse Excel-documenten, WeTransfer en e-mails.
Het werkte, maar niet efficiënt. Versies raakten kwijt. Foto's zaten ergens anders. En de juiste mensen op de hoogte houden was elke keer opnieuw handwerk.
Bij het uittesten van andere tools die als alternatief aangeboden werden, moest de architect zich steeds aanpassen naar de workflow van de tool, terwijl dit eigenlijk omgekeerd zou moeten zijn.
Verslagen schrijven mag geen halve werkdag kosten
Francisca Hautekeete Architectuur wilde één omgeving waar elk project, elke betrokkene en elk verslag samenkomen. Gestructureerd, doorzoekbaar en met een professionele export richting klant en aannemers.
Geen losse documenten meer. Geen "wie heeft welke versie?" meer. En volgens haar werkwijze.
Eén module: projecten, verslagen, betrokkenen, versies en PDF's
We bouwden een verslagmodule binnen drieCMS die de volledige flow afdekt. Van het aanmaken van een nieuw project tot het versturen van een gestyleerd PDF-rapport naar elke betrokken partij.
01
Een project, één centrale plek
Elk bouwproject krijgt zijn eigen werkplek binnen de module. Daar leven de verslagen, de betrokkenen, de gegenereerde versies en de bijlagen.
Niet verspreid over mappen, mailboxen en versies van Excel- of Word-documenten.
- Project aanmaken in enkele klikken
- Aanpasbare projectmetadata (adres, fase, type)
- Direct toegankelijk vanuit het hoofdoverzicht
02
Verslagen met de juiste type, automatisch gedateerd
Elk verslag krijgt automatisch de correcte datum mee en wordt aangemaakt vanuit een aanpasbare lijst van types. Standaard zit er al een set in die past op een werfflow van A tot Z.
Per bureau kan die lijst verder uitgebreid of aangepast worden.
- Nazicht, Werfbezoek, Werfvergadering, Voorlopige Oplevering, Definitieve Oplevering
- Eigen Types
03
Betrokkenen met hun rol, per project bepaald
Per project voeg je toe wie er rond de tafel zit: ingenieur, architect, opdrachtgever, aannemer, studiebureau, …
Geen vooraf vastgelegde set. Elke betrokkene krijgt één of meerdere rollen, en blijft eenvoudig terug te tagggen in elk verslag.
04
Foto's met automatische referentienummers
Drag & drop je werffoto's in een verslag. Elke foto krijgt automatisch een referentienummer dat je in de tekst kan kopiëren, of overschrijven met je eigen logica.
Klikken op een foto opent ze full-screen in de browser, ideaal om snel iets te tonen aan een aannemer.
- Auto-genummerd (Ref-1, Ref-2, Ref-3, …)
- Eenvoudig te overschrijven met eigen referentie
- Klikbaar voor full-size weergave
- Ingebed in PDF mét referentie
05
Een editor die linkt naar wat ertoe doet
De rich-text editor laat toe om in elk verslag te linken naar een externe URL óf naar een specifiek bestand binnen het CMS.
Zo verwijs je rechtstreeks naar een PDF van het uitvoeringsplan, een bestek of een bijgewerkt detail, zonder dat de ontvanger op zoek moet. Ook specifieke betrokken partijen 'taggen' is heel eenvoudig mogelijk.
- Externe links (websites, leveranciers, normen)
- Interne links naar CMS-bestanden (plannen, bestek, foto's)
- Altijd up-to-date, wijzigt het bronbestand, wijzigt de link
- Specifieke betrokkenen 'taggen' in een verslag
06
Versies die de geschiedenis van een werf vertellen
Per project genereer je versies. Elke versie bundelt alle verslagen in chronologische volgorde, meest recent bovenaan.
Zo zie je in één blik wat er sinds de vorige update is gebeurd, en houd je tegelijk een historiek bij van wat wanneer is gecommuniceerd.
07
Versturen naar de juiste mensen, in één keer
Elke gegenereerde versie kan rechtstreeks vanuit de module verstuurd worden.
Selecteer ontvangers uit de lijst van betrokkenen, pas onderwerp en bericht aan (of gebruik de standaardtekst), en de PDF gaat de deur uit. Inclusief tracking van wat wanneer naar wie is gestuurd.
- Ontvangers uit projectbetrokkenen
- Aanpasbaar onderwerp + body, met defaults
- Volledige verzendgeschiedenis per project
08
Een PDF die er uitziet zoals de architect het wil
Elke versie wordt gerenderd als PDF in de stijl van het bureau: typografie, kleuren, logo, kop- en voettekst.
Onderaan elke export staat automatisch de lijst van betrokkenen met hun contactgegevens, zodat de ontvanger nooit hoeft te zoeken naar wie er nog mee in het project zit.
- Volledig gestyleerd in huisstijl
- Foto's mét referentie ingebed
- Contactlijst van betrokkenen achteraan
- Klaar om door te sturen of te archiveren
Wat Francisca zegt
"Minder administratie, meer architectuur."
Wat vroeger een halve dag administratie kostte na elk werfbezoek, is vandaag een handeling van enkele minuten.
Verslagen zijn consistent, foto's zitten op de juiste plek, en iedere betrokkene krijgt automatisch de juiste versie. De aannemer, de bouwheer en het studiebureau krijgen elk dezelfde versie van de waarheid. Dat alleen al heeft ons al meermaals discussies bespaard.
Bovendien kan ik stap voor stap functies laten toevoegen, volledig volgens mijn werkwijze, tempo en wens. En extra handig dat dit kan via Tallieu & Tallieu, die al jaren mijn presentatie website verzorgen.
The Wall
Meer werk zien? Bekijk The Wall.